In den Regalen aufgestellt sind die Bücher aus praktischen Gründen nach ihrer Größe und nach fortlaufender Nummer. Der thematische Zugriff und die Suche nach Literatur erfolgen über den Katalog, der an den Arbeitsplatz-PCs im Lesesaal oder online zugänglich ist.
Unter http://katalog.qwien.at online im Bestand recherchiert werden. Zugänglich sind derzeit die Datensätze zu mehr als 10.000 Titeln der Bibliothek sowie zu rund 25.000 Einzelheften der Zeitschriftensammlung.
Gesucht werden kann etwa nach Buchtiteln, nach Verfasser*innen, Verlagen, Buchreihen oder thematischen Schlagworten. Für zahlreiche Bücher sind zusätzlich die Inhaltsverzeichnisse digital erfasst und können damit ebenfalls durchsucht werden. Schließlich bietet der Katalog Abbildungen der Buchcover.
Der Online-Katalog erschließt den Bibliotheksbestand durch zwei verschiedene Recherchemöglichkeiten: die Stichwortsuche in Suchfeldern und das Blättern in alphabetischen Listen.
Für die Stichwortsuche stehen drei verschiedene Suchmasken zur Verfügung:
- Einfache Suche: Schnellsuche in allen Feldern
- Erweiterte Suche: gezielte und kombinierbare Suche in vordefinierten Feldern (etwa Personen, Titel, Schlagworte, Erscheinungsjahr)
- Suche mit Feldauswahl (Suchfelder und Kombinationen frei wählbar)
In allen Suchfeldern funktioniert der Stern als Platzhalter, der am Anfang oder am Ende des Suchbegriffs verwendet werden kann. Damit ist es möglich, alle Wortformen oder Zusammensetzungen zu finden, die den Suchbegriff in sich enthalten.
Über die alphabetischen Listen ist es außerdem möglich, im Katalog zu blättern. Solche Indexlisten gibt es etwa für die Titel der Werke, für Personen, Verlage, Schlagworte, Sprachen u.a.m.
Für die Recherche in der Zeitschriftensammlung sind die genannten Suchmöglichkeiten ebenfalls verfügbar. Die Signaturen der Zeitschriftensammlung beginnen immer mit dem Präfix „ZA“. Damit kann die Katalogsuche auf die Zeitschriftensammlung eingeschränkt werden: in der Einfachen Suche, indem zusätzlich zu den Suchbegriffen die Buchstabenfolge „ZA“ eingegeben wird und in der Suche mit Feldauswahl, indem zusätzlich das Feld „Signatur“ ausgewählt und dort die Buchstabenfolge „ZA“ eingegeben wird.
Für zahlreiche Zeitschriften gibt es im Katalog bereits Stammdatensätze mit Angaben zu Erscheinungsverlauf, Bestand und Erschließung bzw. Benützung. Hier sind zudem die Datensätze zu allen bei Qwien vorhandenen Einzelhefte der Zeitschrift verlinkt. Noch fehlende Stammdatensätze werden laufend ergänzt und weiter überarbeitet.
Ein Teil der Zeitschriftensammlung liegt auch in digitalisierter Form vor, darunter sämtliche österreichischen Zeitschriften seit den 1970er-Jahren. Erkennbar ist die Verfügbarkeit eines Digitalisats durch den Eintrag „PDF-Datei“ im Feld „Medientyp/Form“ des jeweiligen Datensatzes bzw. am entsprechenden Vermerk im Stammdatensatz der Zeitschrift. Aus rechtlichen Gründen kann die Benützung der meisten Digitalisate nur an den Arbeitsplatz-PCs vor Ort erfolgen. Wo dies möglich ist und uns eine Genehmigung vorliegt, sind die Digitalisate auch direkt über den Online-Katalog abrufbar. Für Teile der Zeitschriftensammlung wurden zudem die Inhaltsverzeichnisse digital erfasst und sind damit über die Katalogrecherche zugänglich.
Wir arbeiten an der stetigen Erweiterung und Verbesserung unseres Katalogs. Laufend werden neue Titel erfasst, zugleich die vorhandenen Datensätze weiter überarbeitet und vervollständigt. Falls jemand unrichtige oder fehlende Angaben bemerkt, freuen wir uns über eine Nachricht.
Das Online-Stellen des Katalogs wurde durch eine Sonderförderung der Kulturabteilung der Stadt Wien (MA 7), Referat Wissenschafts- und Forschungsförderung, ermöglicht.
Die Fortführung der Erfassung und die Digitalisierung von Teilen der Zeitschriftensammlung konnten auf Grund einer Förderung des Bundesministeriums für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport realisiert werden.